Обмен электронными счетами-фактурами и другими документами между организациями — как настроить и запустить в «1С: Предприятии 8»

  1. Обмен электронными счетами-фактурами и другими документами между организациями — как настроить и запустить в «1С:Предприятии 8»
  2. Материалы
  3. Главная

Обмен электронными счетами-фактурами и другими документами между организациями — как настроить и запустить в «1С:Предприятии 8» В мае 2012 года завершилось формирование нормативной правовой базы, необходимой для запуска электронного документооборота. Многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками.

Среди преимуществ этой формы общения — значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.

Методисты фирмы «1С» рассказывают, как запустить электронный документооборот в «1С:Предприятии 8». Возможность обмена электронными документами между юридическими лицами существует с 2002 года — с момента, когда Федеральный Закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определил равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи в бумажном документе и установил основные «правила игры» в области обмена электронными документами.

Но до настоящего времени потенциально очень удобный электронный документооборот в полной мере так и не вошел в практику российского бизнеса — до последнего времени в правовой базе имелись несколько «дыр». Одна из них — невозможность обеспечить юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами. Реальным стартом электронного документооборота в России можно считать 23 мая 2012 года — в этот день вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138.

который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, книг продаж и покупок. 2 мая вступил в силу приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ[email protected], который утверждает формы первичных документов ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг). В отличие от счета-фактуры эти формы носят рекомендательный характер, при обмене документами компании могут использовать и отличные от рекомендованных формы.

Но в этом случае такие электронные документы не могут быть приняты налоговыми органами к рассмотрению в качестве юридически значимых (например, для документальной проверки).

Более подробно о правовых основах обмена электронными документами рекомендуем прочитать в статьях на 1С:ИТС и на сайте its.1c.ru: Общая схема обмена электронными документами Именно сейчас многие предприятия и организации начинают активно переходить на безбумажный документооборот с клиентами и поставщиками. Среди преимуществ этой формы общения — значительное сокращение затрат и времени на подготовку и отправку документов, экономия на материалах, почтовых и курьерских расходах, быстрый доступ к электронному архиву, удобный поиск документов и многое другое.

В общем случае обмен электронными документами выглядит следующим образом (см. первую схему). Сначала продавец в своей учетной системе создает документ. Затем — «подписывает» его своей электронной подписью с помощью специального криптографического программного обеспечения.

Следующий шаг — загрузить подписанный электронный документ в программу оператора электронного документооборота и отправить контрагенту, который примет его в установленную у себя программу. Далее покупателю необходимо ввести полученный документ в свою учетную систему — для этого нужно либо определить соответствие между полученным документом и документом, заранее подготовленным в информационной системе, либо создать копию этого документа «с нуля».

После чего созданный документ можно принять к реальному учету в своей рабочей программе. Последние этапы — наиболее трудоемкие и некомфортные. Обмен электронными документами в «1С:Предприятии 8» Чтобы максимально исключить перезагрузку документов из одной программы в другую и «ручной труд» при приеме документа в учетную систему получателя фирма «1С» и оператор электронного документооборота «Такском» разработали совместное решение «1С-Такском».

По сути это решение является частью конфигураций «1С:Предприятия 8» — оно встроено в «1С:Бухгалтерию 8», «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), «1С:Управление производственным предприятием 8» и другие наиболее массовые решения «1С».

Внутренняя интеграция учетной системы и программы оператора позволила исключить основные технологические недостатки общей схемы — использовать электронный документооборот стало намного проще и удобнее (см. вторую схему на рисунке выше).

В этой схеме исключен самый трудоемкий этап общего контура обмена электронными документами. Интегрированное решение не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и самое главное — на основе полученных электронных документов автоматически формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8». Таким образом, пользователь получает документ в привычном виде и сразу может принять к учету.

Отметим еще несколько преимуществ такой организации документооборота:

  1. поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими документами — накладными, актами, счетами, заказами и т.д.
  2. вся работа с документами ведется в привычном интерфейсе «1С:Предприятии 8»;
  3. нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе;

Четыре шага к электронному документообороту Для технического подключения обмена электронными документами с применением «1С-Такском» необходимо выполнить несколько несложных шагов.

Рекомендуем прочесть:  Преступный замысел это

Отметим, что для пользователей «1С:Предприятия 8», у которых оформлен договор 1С:ИТС, подключение к сервису бесплатное, входящие документы не тарифицируются и не оплачиваются.

1. Проверьте, обновлена ли программа до той версии и релиза, в которые включена возможность обмена (информация есть на сайте http://v8.1c.ru/edi/1c-taxcom/eldoc/ ). Для работы с электронными документами требуется платформа «1С:Предприятие 8» версии не ниже 8.2.15.

Если номер версии/релиза вашей программы ниже требуемого — обновите программу. Это можно сделать самостоятельно, либо обратившись к партнеру «1С» или администратору системы.

2. Подключение сервиса происходит на основании заявки.

Функциональность обмена уже есть в программе в «спящем» режиме. Чтобы ее активизировать нужно заполнить заявку в личном кабинете пользователя на сайте http://users.v8.1c.ru. 3. После обработки заявки (обычно процедура занимает не более одного рабочего дня) в личном кабинете пользователю будет предоставлен Идентификатор участника обмена электронными документами .

4. Последний шаг к безбумажному общению с вашими контрагентами — настройка «1С:Предприятия 8».

Как выполнить такую настройку — подробно разберем на примере популярной программы «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11). Настройка «1С:Предприятия 8» Сначала в разделе Администрирование отметим, что данная программа будет использовать обмен электронными документами — установим соответствующие «флажки».

После этого во всех формах документов, участвующих в электронном документообороте, будет доступна новая группа команд — Сформировать, подписать и отправить . Отправить повторно и другие команды для быстрой работы с документами.

Напомним, что для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись. В данном случае подойдут любые сертификаты, которые выданы удостоверяющим центром, входящим в сеть доверенных центров ФНС России.

Например, если ваша компания сдает отчетность в ФНС в электронном виде, то такой сертификат, безусловно, уже получен, и его можно смело использовать для организации обмена электронными документами.

Если сертификата нет, получить его можно, к примеру, у регионального представителя компании «Такском» (http://www.taxcom.ru/about/regions ). Далее необходимо выполнить общую настройку криптографии и настройку сертификатов электронных подписей. Для заполнения формы Настройка криптографии (раздел Администрирование ) потребуются указать наименование и общие технические характеристики программного обеспечения, которое используется для работы с электронной подписью (криптопровайдер электронной подписи) — см.

рис. 1. Для некоторых программ (например, для КриптоПро) эти технические характеристики могут быть заполнены автоматически. Чтобы иметь возможность подписывать документы нажатием одной кнопки, не выходя из «1С:Управление торговлей 8» и не переключаясь в другие режимы, сертификат электронной подписи (вернее, только та его часть, которая может передаваться и храниться в незащищенном режиме) должна быть перенесена непосредственно в программу.

Для этого следует указать, откуда программе следует взять этот сертификат.

В общем случае разработчики «1С» рекомендуют загружать сертификат из хранилища личных сертификатов пользователя операционной системы (см. рис. 2). Для каждого сертификата (а по сути — для конкретного должностного лица, имеющего право подписи) следует указать список документов, которые он имеет право подписать — поэтому перечислим все виды документов на одноименной закладке (см.

рис. 3). Следующий этап тоже выполняется в программе, он несложен технически, но потребует больше времени на реализацию.

Речь идет о том, чтобы договориться со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами и другими документами в электронном виде. Напомним, что обмен электронными счетами-фактурами предусматривает обязательное участие в процессе третьей стороны — оператора электронного документооборота (в данном случае — компании «Такском»). Список контрагентов, с которыми ваша компания планирует перейти на безбумажный документооборот, ведется в форме Соглашение с контрагентами об использовании электронных документов (через операторов ЭДО) .

Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу же отправить приглашение к электронному взаимодействию. Подробно о том, как заполнить соглашения, можно прочитать в разделе методической поддержки «1С:Предприятия 8» на сайте its.1c.ruhttp://its.1c.ru/db/metod81#content:4791:1 и на 1С:ИТС.

Обратите внимание на Идентификатор организации.

Это значение присваивает каждой организации оператор электронного документооборота. Если ваш контрагент примет приглашение к электронному документообороту, то от него поступит сообщение с указанием идентификатора, и поле формы будет заполнено автоматически.

Изменится и статус контрагента — с Ожидаем согласия на Присоединен . Не забывайте отреагировать и на поступающие приглашения от ваших партнеров — подтвердить свою готовность к электронному обмену можно с помощью команды Обновить статусы с сервиса . На этом техническая подготовка закончена, и можно приступать непосредственно к обмену электронными документами.

Как это выполняется в программе — рассмотрим на примере счетов-фактур.

Счет-фактура: отправляем и принимаем Обратите внимание — в списке счетов-фактур теперь появятся две колонки, отображающие сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы.

В первой колонке — состояние документооборота с нашей стороны (например, все выполнено или требуются действия ), во второй — состояние со стороны других участников (контрагента и оператора электронного документооборота). Пользователь видит, надо ему что-то делать или просто ожидать — см.

Рекомендуем прочесть:  Осаго расчет формула

рис. 4. В привычном режиме подготовим новый счет-фактуру. Программа подскажет, что требуются действия с нашей стороны — то есть нам следует подписать и отправить документ партнеру.

Для этого выберем команду Сформировать, подписать и отправить из вновь созданного меню ЭД — см. рис. 5. При выборе этой команды программа автоматически подготовит электронный документ, подпишет электронной подписью (если есть право подписи) и поместит в очередь на отправку.

Если у менеджера нет права подписи, то программа сначала перенаправит счет-фактуру на подпись ответственному лицу. С нашей стороны все действия выполнены, теперь ожидаем подтверждения о получении со стороны оператора и со стороны покупателя.

Теперь посмотрим на процесс с другой стороны — со стороны покупателя, которых получает новый счет-фактуру от своего партнера.

Получив этот документ, программа автоматически создаст аналогичный документ в информационной базе «1С:Управления торговлей 8» (ред. 11). Далее работать с ним можно будет так же, как и с остальными счетами-фактурами.

В первое время, при привыкании к новому сервису, возможно пользователям будет удобно просмотреть полученный счет-фактуру в привычном виде — как на бумаге. Для этого в программе реализован режим просмотра электронного документа, который представляет информацию в привычной печатной форме и содержит список установленных электронных подписей на документе. Содержимое формы можно распечатать, причем к распечатке будет приложен дополнительный лист с перечислением электронных подписей, можно сохранить на диск — в этом случае сохраняется не только сам электронный документ, но и установленные подписи в виде дополнительных файлов (см.

рис. 6). В силу ограничений этой статьи рекомендует ознакомиться с этими и другими возможностями в разделе в методической поддержки «1С:Предприятия 8» на сайте its.1c.ru и на дисках 1С.ИТС. Работа с произвольными документами «1С:Управление торговлей 8» (ред.

11) поддерживает защищенный обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется Произвольный электронный документ .

По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись, направить документ в адрес контрагента и пр.

В программах системы «1С:Предприятия 8» имеется целый набор полезных сервисных функций, которые делают процесс движения электронных документов удобным, понятным и прозрачным даже для неопытных пользователей.

Обеспечение юридической значимости обмена Для того чтобы начать обмен юридически значимыми первичными документами с контрагентами, необходимо внести изменения в учетную политику. Стоит предусмотреть возможность составлять и получать первичные документы в электронном виде, а также принимать данные документы к бухгалтерскому и налоговому учету.

Кроме того, на данный момент обязательным условием является заключение сторонами Соглашения об обмене электронными документами. Оно может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к конкретному договору.

В первом случае электронными документами можно обмениваться в рамках любого договора с контрагентом, во втором — только в рамках того договора, к которому заключено дополнительное соглашение.

Соглашение может быть заключено на любой срок. Соглашение об обмене электронными документами должно быть заключено в письменной форме. При этом законодательство позволяет и его заключить в электронном виде с использованием электронной подписи.

Однако, во избежание недоразумений с контрагентом и придирок со стороны проверяющих органов, в данном случае лучше использовать бумажный вид.

В Соглашении об обмене электронными документами необходимо прописать:

  1. условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными аналогичным документам, подписанным собственноручно (до 1 июля 2012 года это условие обязательно для всех Соглашений, в дальнейшем оно обязательно при использовании простой или неквалифицированной электронной подписи. При использовании квалифицированной электронной подписи стороны могут установить дополнительные условия признания этой подписи равнозначной собственноручной подписи).
  2. порядок и последовательность подписания электронных документов;
  3. вид используемой электронной подписи;
  4. условия взаимодействия участников с удостоверяющим центром (аккредитованным удостоверяющим центром);
  5. действия сторон в случае непринятия другой стороной документа по техническим причинам;

Образец Соглашения об организации электронного взаимодействия размещен на сайте 1С:ИТС — http://its.1c.ru/db/eldocs#content:9:1 Рекомендуем пользователям не забыть обратиться к партнеру «1С», который обслуживает компанию по договору 1С:ИТС, и заключить с ним лицензионный договор на право использования программного обеспечения компании «1С-Такском». Специальное предложение для пользователей 1С:ИТС Напомним, что до 31 октября 2012 года действует специальное предложение для пользователей «1С:Предприятия 8», которые имеют действующий договор 1С:ИТС — возможность бесплатно отправлять до 1 000 комплектов документов в месяц (комплект может включать до трех документов, например, счет-фактура, акт/накладная, счет). Свыше — стоимость отправки комплекта документов будет составлять 10 рублей.